Sogenannte CRM-Systeme (Customer Relationship Management bzw. Kundenbeziehungs-Management-Systeme) erfreuen sich in vielen Klein- und Mittelständischen Betrieben großer Beliebtheit. Innerhalb dieser Systeme werden eine Vielzahl von mehr oder minder relevanten und irrelevanten Informationen festgehalten, teilweise ohne die Einverständniserklärung des Kunden.

Hierzu ein Beispiel aus eigener Erfahrung:

Ein Aquiseanruf einer Düsseldorfer Werbeagentur führte im Rahmen eines netten Gesprächs, zu einer Terminanfrage bezüglich eines persönlichen Gesprächs. Im Rahmen dieser Terminanfrage wurde dem Düsseldorfer Vertriebsmitarbeiter mitgeteilt, dass diese kurzfristig nur schwer zu realisieren sein dürfte, da der Verfasser dieser Zeilen demnächst Vater wird und sich aus diesem Grunde keine kurzfristige Terminlösung finden läßt.  Wir kamen überein, dass man sich in 1-2 Monaten nochmals meldet um einen passenden Termin zu finden.

Gesagt getan, knapp zwei Monate ruft eine Dame der besagten Düsseldorfer Werbeagentur an. Im Zuge dieses Gesprächs gratulierte man mir zum Abschluß dieses Gespräches zur Geburt meines Kindes.  Für Datenschutzbeauftragte ist diese Praxis äußerst fragwürdig, denn wem oder was nutzt diese Information ? Als Datenschutzbeauftragter ist grundsätzlich jedes Unternehmen, was eine solche maßlose Informationssammelei betreibt, als potentieller Vertragspartner sofort aus dem Rennen.

Doch ist dies leider kein Einzelfall. Bei einer Vielzahl von Unternehmen fehlen leider klare Richtlinien und Reglementierungen, welche Informationen in ein CRM-System gehören und welche nicht. Ob der Gesprächspartner Vater ist oder welche Sportart er favorisiert gehört mit Sicherheit nicht in diese Kategorie.  Somit liegt die Entscheidungshoheit über CRM-Relevante Informationen beim jeweiligen Vertriebler, der diese in ein solches System einpflegt.

Die Entwicklung bei vielen Unternehmen, über Ihre Kunden oder im Rahmen der Aquise möglichst viele Informationen zu sammeln, ist hierbei als sehr bedenklich anzusehen.  Jeder Geschäftsführer ist hierbei prinzipiell verpflichtet, gemeinsam mit seinem Datenschutzbeauftragten, klare Formulierungen zu verfassen, welche Daten Einzug in ein CRM-System finden dürfen und welche nicht und wer auf die im CRM-System gespeicherten Daten zugreifen darf und wer nicht.

Jeder Kunde der sich im Rahmen eines Telefonats mit einem Unternehmen- bzw. einen Unternehmensvertreter unterhält, sollte davon ausgehen, dass persönliche Informationen auf Unternehmensseite in einem CRM-System festgehalten werden.  Je nach Unternehmenspolitik lässt sich diesem Sachverhalt nur dadurch Vorschub leisten, indem der Kunde selbst so wenig private Informationen über sich preisgibt wie möglich.

Eine Auskunftgabe welche Informationen auf Unternehmensseite im Rahmen eines Kundengespräches festgehalten werden, sollten eigentlich die Datenschutzbestimmungen auf der Webseite des Unternehmens enthalten. Leider häufig genug ist dies nicht der Fall. Auch Hinweise innerhalb eines Telefonats welche Daten gespeichert werden und welche nicht, sind leider heutzutage noch die große Ausnahme.

Kunden, die dies nicht wünschen, denen sei geraten so wenig persönliche Informationen wie möglich an Vertragspartner und Unternehmen preiszugeben wie möglich.  So können z. B. aus einer simplen Diskussion über einen geplanten Hauskauf Rückschlüsse auf Ihre Kaufkraft gezogen werden.  Gehen Sie davon aus, dass all diese Informationen, so banal sie auch sein mögen, irgendwo gespeichert werden.

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